抚远市城市管理综合执法局执法案卷管理制度

抚远市城市管理综合执法局执法案卷管理制度

第一条 为加强行政执法案卷管理，进一步规范行政行为，提高行政执法水平，根据《中华人民共和国档案法》，结合我局执法工作实际，制定本制度。

第二条 市城市管理局及执法人员实施具体行政行为形成的各类执法文书均按本制度进行管理。

第三条 市城市管理局执法监督科负责监督、指导城市管理科、利通区综合执法局和红寺堡区综合执法局执法案卷的管理工作。

市城市管理局行政执法科室及市辖区综合执法局应当明确一名负责人主管此项工作，负责日常的案卷管理。

第四条 执法台账和法律文书的制作必须符合法律规定，主旨鲜明，材料客观，全面且能够证明违法行为的具体情形。文字解释单一，符合法定权限和程序的要求。

第五条 执法台账、笔录类文书必须客观真实地反映执法活动的情况，证明违法行为的发生及社会危害程度;做到文字清晰

纸面干净，标点符号正确，按规定签署姓名、意见及时间，不得随意取舍、修改。

第六条 呈报审批类文书必须简要表述请批事项及呈报人的倾向性意见。审批应针对呈报事项，用词准确，审批人应在批文上签署姓名及时间。

第七条 处理类文书必须以市城市管理局的名义作出，标题和文件编号齐备;表述相对人基本情况，违法事实和证据，行政处罚的依据、种类、罚款数额、处理结论必须确切;引用法律、法规、规章条、款、项、目必须正确，不得简化;必须载明相对人履行决定的期限，并告知复议、诉讼权利和期限;行政处罚符合听证要求的应告知听证权利;行政处罚决定书落款应载明发文日期(采用中文小写)，并加盖市城市管理局印章。

第八条 执法票据类文书必须准确载明案由，收支货币的金额、数量;没收物品的名称、数量、规格、特征;填写票据的时间及填写人姓名和相对人名称(姓名)，必须具备有效印鉴。

第九条 凡行政执法、行政复议、行政诉讼及听证程序中形成的文字材料、视听材料、物证(含证物照片)。统计报表等均属立卷归档范围。

第十条 凡适用一般程序的行政处罚案件，必须一案一卷。按照立案、取证、审理、送达、执行、结案的顺序装订。遇有行政复议，行政诉讼的材料作为附件一并装订。

第十一条 执法案卷要使用局统一的卷皮、卷目组卷。书写工具一律采用钢笔或签字笔，字迹工整、清晰，对破损的材料要托裱。案卷应采用三孔一线的方法装订，文字材料不得倒装、反装。卷内材料应依次用阿拉伯数字在每页的右上角(背面有字的在左上角)编写页号。

执法案卷封皮应按规定逐项填写清楚，按规定格式逐件填写卷内目标。对文字材料的标准，不得随意更改或简化。没有标题的，应补拟能确切反映卷内文件内容的标题。

第十二条 案件办理终结，应将案件材料装订成卷。

第十三条 查借阅案卷档案实行登记审批制，须统一填写《查借阅案卷档案审批表》。

第十四条 查借阅已归档案卷必须出具相关证件。外单位及个人查借阅案卷应当开具介绍信，并加盖公章，注明阅档人姓名、阅档原因及所阅案卷行政相对人，阅档人提供身份证原件及复印件。委托他人办理的，受委托人需持委托人委托书及本人身份证原件及复印件。本局工作人员查借阅案卷，必须持本人工作证。

第十五条 查借阅案卷档案一般限在档案阅览室。案卷原件不得借出给外单位或者个人。如有特殊情况需要借出时，须经档案管理单位主要领导批准，履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案办公室说明原因。借阅档案不准再转借。

第十六条 决定类执法文书经审批后复制给外单位或者个人，其余案卷材料不得查阅、复制、拍照等。

第十七条  经档案单位同意复制的档案资料，经校对、盖章以后生效。

第十八条 阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全,不得向他人泄露档案内容。

第十九条 阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认真负责。阅档时对档案内容不得涂改、添注、勾划，不得随意抽出或增加档案材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案工作人员报告，由档案管理部门按有关规定处理，阅档人不得擅自进行处理。

第二十条 简易程序的备案联保存五年;一般程序的案卷保存十五年;重大复杂的行政执法案卷保存二十年。

第二十一条 本制度自印发之日起施行。